O controle de estoque para pequenos negócios ajuda a evitar que o seu depósito vire um entulho de produtos obsoletos, além de economizar dinheiro e espaço.

A diferença de um pequeno negócio organizado, pronto para vender nas melhores épocas do ano, e uma lojinha que está sempre correndo para preencher as prateleiras pode ser uma tarefa muitas vezes subestimada: o controle de estoque.

Para alguns, estocar mercadorias parece algo básico, mas, quando não é feito corretamente, pode se transformar em um verdadeiro pesadelo.

Pense no estoque como o coração do seu negócio. É lá que tudo começa e tudo termina, desde o momento em que você recebe novos produtos até o instante em que eles saem pela porta para chegar às mãos de um cliente.

E não precisa ser um expert em logística para fazer um bom controle do estoque. Você só precisa de um pouco de atenção e alguns truques que ensinamos bem aqui neste artigo.

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é o processo de monitorar a quantidade de produtos e materiais armazenados na empresa, desde matérias-primas até produtos acabados, que estão prontos para serem vendidos aos clientes.

Esse controle é feito registrando todas as entradas e saídas de produtos. Isso pode ser realizado manualmente, em um caderno ou planilha, mas o mais comum é utilizar softwares que permitem a gestão digital dos produtos estocados.

Para fazer um bom controle do estoque, também é preciso considerar quatro pilares fundamentais:

• Previsão de demanda: prever a demanda significa estimar quantos produtos serão necessários com base em dados de vendas anteriores, tendências e sazonalidade;
• Tempo de reposição: o tempo de reposição é o período entre fazer um pedido e receber os produtos. Saber esse tempo ajuda a planejar quando pedir mais produtos para evitar que o estoque se esgote;
• ponto de pedido: o ponto de pedido é o momento certo para fazer um novo pedido de reabastecimento. Ele é calculado com base na previsão de demanda e no tempo de reposição;
• contagem de inventário: a verificação regular da quantidade de produtos garante que os registros estejam corretos e ajuda a identificar perdas ou danos.

O principal objetivo de todo o processo é não deixar o cliente na mão e também não gastar dinheiro à toa guardando coisas que não precisa.

Se faltar produto, o cliente fica insatisfeito e você pode perder vendas. Se tiver coisas demais, você vai gastar mais com armazenamento e pode acabar com produtos que ninguém quer mais.

E quem precisa se preocupar com isso? Qualquer empresa que trabalha com produtos físicos, desde uma lojinha de bairro até uma grande fábrica. Então, se você vende qualquer tipo de produto guardado, é bom ficar de olho no seu estoque!

Importância do controle de estoque para pequenos negócios

A gente sabe que controlar o estoque de uma loja pequena pode até parecer uma tarefa dispensável, mas a verdade é que há muitas razões para você começar a fazer isso.

Eficiência no varejo

Se você sabe exatamente o que tem em estoque e quando os produtos estão prestes a acabar, pode planejar as compras sem medo de errar. Isso significa que você não vai comprar mais do que precisa e acabar com produtos encalhados ou vencidos. 

Eficiência operacional é isso: fazer mais com menos (menos tempo, menos dinheiro e menos esforço). Com o controle de estoque, você compra apenas o necessário para reduzir o risco de ter que descartar mercadorias que não foram vendidas a tempo.

Prevenção de perdas

Ninguém gosta de ver produtos sumindo como se fossem fantasmas. E é exatamente isso que o controle de estoque faz: evita que seus itens desapareçam sem explicação! 

Ao monitorá-los de perto, você consegue prevenir perdas por:

• obsolescência (aqueles produtos que ninguém quer mais);
• danos (não queremos que seus produtos saiam do estoque quebrados);
• roubos (infelizmente, existe o risco de isso acontecer). 

Com um bom controle, seus produtos ficam mais seguros, e você sabe exatamente o que está acontecendo com cada um deles.

Satisfação do cliente

Imagine que você tem um cliente empolgado para comprar aquele produto exclusivo que acabou de chegar, mas, quando ele pergunta se tem em estoque, você descobre que o último foi vendido há dias e ninguém atualizou o sistema. 

Experiência de compra insatisfatória para o cliente, perda de venda para você, e tudo isso porque o controle de estoque estava mais desorganizado que uma gaveta de meias!

Um bom sistema tem a vantagem de dar transparência sobre quando a procura pelos produtos fica maior e quando essa procura diminui. Com essas informações, fica mais fácil fazer ajustes nas compras de reposição do estoque e garantir que os itens mais populares estejam sempre disponíveis no momento certo.

Gestão financeira

Sabe aquele investimento em produtos que você comprou achando que ia vender como água e acabaram ficando parados? Talvez isso tenha acontecido por não entender o que está mais saindo do seu estoque nas melhores épocas do ano.

Comece a monitorar de perto o fluxo de saídas e pare de gastar dinheiro com produtos que vão acumular poeira no fundo da loja.

Técnicas e ferramentas de controle de estoque

Se você ainda acha que o gerenciamento de estoque é um bicho de sete cabeças, não se preocupe! Existem várias técnicas e ferramentas que podem transformar essa tarefa em algo muito mais simples e parte da rotina do seu negócio.

Sistemas de Gerenciamento de Inventário (SGI)

O Sistema de Gerenciamento de Inventário (SGI) é um assistente digital para ajudar seu estoque a manter tudo organizado e atualizado. Você pode cadastrar os produtos estocados no SGI e, a partir disso, acompanhar quais produtos estão vendendo bem, quais estão encalhados e quais estão próximos da data de validade.

O programa atualiza automaticamente as informações sempre que há uma entrada ou saída de produtos. E quando a loja está ficando sem um item, o SGI pode ser programado para fazer automaticamente um pedido para reabastecer o estoque.

Método FIFO (First In, First Out)

FIFO, que significa “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”, é uma técnica de controle de estoque que garante que os itens que foram armazenados primeiro sejam vendidos ou usados antes dos mais recentes.

É um método especialmente útil para produtos que têm uma data de validade, como alimentos, medicamentos e cosméticos. Se você não usar o FIFO, os produtos antigos podem acabar vencendo e se tornando inutilizáveis, resultando em perdas e desperdícios.

Inventários periódicos

Fazer inventários periódicos é simplesmente contar o estoque de tempos em tempos para garantir que tudo esteja correto. Pode parecer um trabalho chato, mas é importante corrigir qualquer erro nos registros e garantir que nada esteja faltando ou sobrando.

Mesmo com os melhores sistemas de gerenciamento, erros acontecem. Produtos podem ser perdidos, danificados ou até roubados. Fazendo inventários regulares, você pode identificar e corrigir discrepâncias para garantir que seus registros estejam sempre precisos.

Classificação ABC

A classificação ABC é uma técnica para organizar seus produtos com base em quão importantes eles são para suas vendas. Você divide os itens em três categorias: 

• os produtos da categoria A representam uma pequena porcentagem do total de itens em estoque, mas uma grande parte do valor total das vendas. Eles merecem um controle rigoroso e um nível de estoque mais alto para garantir que nunca faltem;
• os produtos da categoria B são importantes, mas não têm o mesmo peso que os produtos da categoria A. Eles representam uma porcentagem maior do total de itens em estoque, mas uma menor parte do valor total das vendas;
• os produtos da categoria C representam a maior parte do total de itens em estoque, mas uma pequena parte do valor total das vendas. Esses itens não precisam de tanto controle ou atenção, e você pode mantê-los em níveis de estoque mais baixos.

Com um pouco de análise e organização, você pode garantir que seus produtos mais importantes recebam a atenção que merecem.

Como fazer: dicas para implementar o controle de estoque

Se você está pronto para colocar seu controle de estoque em ordem, aqui estão algumas dicas rápidas e práticas para te ajudar.

Cadastro dos produtos

Mantenha um registro completo de cada produto, com descrições, códigos de barras e categorias para encontrar o que você precisa sem perder tempo e evitar confusões. O cadastro é feito em sistemas de gestão de estoque, que podem ser tanto em planilhas, como Excel, quanto em softwares específicos.

Monitoramento 

Cheque o estoque todos os dias para acompanhar as entradas e saídas dos produtos. Assim, você fica no controle e evita surpresas desagradáveis, como falta de itens importantes.

Análise de dados

Use os dados de vendas para entender quais produtos estão vendendo bem e quais estão encalhados. Geralmente, essas informações estão disponíveis em relatórios gerados pelos sistemas de gestão de estoque e vendas.

Utilização de ferramentas digitais

Softwares especializados ajudam a gerenciar o estoque e oferecem recursos como geração de relatórios e alertas automáticos. Você também pode usar apps fornecidos pelas máquinas de cartão para acompanhar transações em tempo real.

Os aplicativos de leitura de código de barras também podem ser úteis para atualizar os registros do seu estoque rapidamente.

Revisão periódica do estoque

Faça revisões de tempos em tempos para garantir que o inventário está correto e ajuste qualquer discrepância. Essa contagem pode ser feita mensal, trimestralmente ou conforme a necessidade do seu negócio.

Se você ainda não testou essas dicas sobre controle de estoque, talvez seja hora de considerar uma mudança. Faça um teste para descobrir como garantir que seu estoque trabalhe a favor do seu sucesso, e não contra ele.

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